De vakantieperiode is aangebroken! Afgelopen zaterdag was het zwarte zaterdag dus trekken we er massaal op uit. Maar voor degenen die thuis blijven, zijn er ook genoeg festivals om te bezoeken. En zeg nu zelf, een festival is soms toch ook een kleine minivakantie? Je struint met een drankje van het ene podium naar het andere, je komt met andere mensen in contact en je kunt ook nog eens kiezen tussen allerlei foodtrucks. Tijdens een festivalbezoek maak je je eigen programma en bepaal je zelf! Ook binnen de congreswereld zie je steeds meer dat mensen hun eigen programma willen samenstellen en daarmee is er een nieuwe trend ontstaan; het congrestival.
Geen saaie congressen met een overvloed aan informatie maar een congres dat bestaat uit verschillende onderdelen waar beleving centraal staat. Maar hoe organiseer je een congrestival eigenlijk? Vanuit mijn expertise als eventmanager deel ik graag de volgende 5 tips:
1. Zorg voor een creatief en afwisselend programma
Net zoals bij reguliere festivals is het belangrijk dat bezoekers iets te kiezen hebben. Hierbij kun je denken aan workshops of demonstraties maar wat dacht je van een escape room of een andere leuke teamopdracht? Je zou bezoekers ook bij binnenkomst een opdracht kunnen geven waardoor er meteen nieuwe contacten worden gemaakt en het ijs is gebroken.
2. Beleving
Laat de bezoekers het congrestival beleven op allerlei manieren. De standaard theateropstelling kent iedereen wel dus durf te kiezen voor een andere inrichting van zalen en foyers en zorg dat de juiste sfeer wordt gecreëerd met leuke accessoires zoals lichtsnoeren, lampionnen en gezellige zithoekjes. Het is altijd goed om de styling door te voeren in de uitnodiging, programmaboekjes met blokkenschema’s en de signing op de locatie.
3. Catering
Op een congrestival mogen de foodstations niet ontbreken want ook daar willen bezoekers iets te kiezen hebben. De ‘gezonde’ trend wordt voortgezet want het broodje kroket wordt vervangen door gezonde en biologische gerechten met verse producten uit de streek.
4. Netwerkplein
Soms is het ook even lekker om bij te komen van alle indrukken en de informatie op je in te laten werken. Dan is altijd goed om even een pauze te nemen op het netwerkplein dat tijdens het programma gewoon geopend is. Je bent hier in de gelegenheid om nieuwe contacten op te doen, je e-mail bij te werken of even lekker niets te hoeven doen.
5. Verrassing/herinnering
Ik vindt het belangrijk dat bezoekers van evenementen (of het nu een congres of een ander soort evenement is) worden verrast. Het zorgt voor een lach op het gezicht, een ontspannen sfeertje of een leuke herinnering. Dit kun je doen met behulp van entertainment waar mensen actief bij worden betrokken. Denk hierbij aan acteurs, improvisatietheater of een zandtekenaar die zijn kunsten vertoont.
Uiteraard heb ik nog veel meer tips en denk ik graag met je mee over de organisatie van jouw congrestival of ander evenement. Je kunt me bereiken via v.schmitz@maaspoort.nl of telefonisch via 077 320 72 20.