"Ik kan niet wachten tot het moment dat we elkaar weer zien op een fysiek event waarbij ontmoeten, inspireren, beleven en echt contact maken centraal staan.
In 2020 zijn er meer online events georganiseerd dan ooit tevoren. Het ene meer succesvol dan het andere, ik heb heel wat tops en flops voorbij zien komen. Mijn ervaring deel ik graag, lees hier 5 tips voor het organiseren van een goed online event.
1 Kort programma met afwisseling
Misschien wel de belangrijkste om mee te beginnen. Want waar je bij een fysiek event makkelijk 45 minuten naar een spreker kunt luisteren, is de spanningsboog tijdens een online event een stuk korter. Zorg dus voor voldoende afwisseling in het programma en betrek je online publiek bij het event. Dit kun je doen door het afwisselen van beelden of een interactief onderdeel toe te voegen zoals een poll, quiz, whiteboard of chatfunctie.
2 Unieke (online) content
Als je kiest voor een hybride vorm waarbij een gedeelte van je gasten fysiek aanwezig is en een gedeelte online, vergeet dan vooral je online publiek niet.
Ik heb het zelf meegemaakt; dat je inlogt op de online omgeving en je vervolgens naar de inloop van de gasten zit te kijken. Not done wat mij betreft. Hoe dan wel? Laat op dit soort momenten unieke content zien speciaal voor de online kijker. Bijvoorbeeld een kijkje achter de schermen of een kort interview met de sprekers van het event.
3 Teamsamenstelling
Net als bij een fysiek event heb je voor een online event ook een professioneel team aan mensen nodig. Deze verdeling zou een goede basis kunnen zijn:
- Host; degene die het event aan elkaar praat;
- Co-host; iemand die achter de schermen alles in goede banen leidt (zoals beheren van de chat, content en het doorklikken van de presentatie);
- Moderators; degene die het gesprek leidt als je besluit om via zoom of MS teams uit elkaar te gaan in break outsessies;
- Technische crew; voor licht, geluid, camera.
4 Breakoutsessies
Ook in een online event kun je deelnemers verbinden. Via diverse platvorms heb je de mogelijkheid om breakoutsessies te creëren. Het doel hiervan kan zijn: elkaar beter te leren kennen, te brainstormen of mensen aan een opdracht te laten werken om vervolgens plenair te bespreken.
Ik ervaar een breakoutsessie zelf altijd als een leuke afwisseling om de groep wat beter te leren kennen. Wie weet komen er nog interessante connecties uit voort?
5 Inzicht
Events kunnen onderdeel zijn van je marketing. Een heel groot voordeel is dat online events uitermate geschikt zijn om data te verzamelen. Zorg dat je hier gebruik van maakt door deelnemers zich te laten inschrijven en eventueel wat aanvullende gegevens op te vragen. Deze kun je tijdens je event eventueel ook gebruiken om mensen aan elkaar te matchen maar ook om te meten wat het gedrag was van je bezoekers. Meten = weten!"
Wil je meer inspiratie opdoen of benieuwd naar de mogelijkheden bij De Maaspoort voor een online event? Neem vrijblijvend contact op via events@maaspoort.nl.